التربية تنظم ندوة "أهمية الوثائق وإدارتها"

http://forum.moe.gov.om/attachment.p...0&d=1419413015

رعى ىسعادة وكيل وزارة التربية والتعليم مصطفى بن علي عبداللطيف أمس الثلاثاء ندوة "أهمية الوثائق وإدارتها" والتي نظمتها وزارة التربية والتعليم ممثلة بدائرة الوثائق بفندق مسقط انتركونتننتال(قاعة جبرين )، والتي تستهدف مديري دوائرديوان عام الوزارة ومديريات التربية في المحافظات.

أهداف الندوة

وحول الهدف من إقامة الندوة ، قال خبير التوثيق بالوزارة يوسف بن علي البلوشي:" تهدف الندوة إلى التعريف بالوثائق وطرق التعامل معها وكيفيةإدارتها،وإبراز دورالوزارة ممثلة بدائرة الوثائق في الحفاظ على الوثائق، وأهمية الوثائق للذاكرة الوطنية ،وطرق الحفاظ على الوثائق، إضافة إلى التعريف بالنصوص القانونية والتشريعية للوثائق بالسلطنة".
وأضاف خبير التوثيق بالوزارة قائلا: نسعى من خلال هذه الندوة لتنظيم الوثائق جارية الاستعمال وسرعة الوصول إليها واسترجاعها، لتيسير إجراء عملية التقييم والتخطيط وصولا إلى نظره شمولية لمسار الوثائق ومعرفة مرحلة أخذ القرار ومرحلة تنفيذه وإنجازه وتقييم نتائجه، وإثراء المعرفة عن أهمية الوثائق وكيفية إدارتها والمراحل العمرية لها بدءاً من نشأتها وتداولها بالجهة المعنية وكيفية انتقالها من مرحلة جارية إلى المرحلة الوسيطة ومن ثم إلى الحفظ الدائم أو الإتلاف".

جهود الوزارة في التوثيق

وحول الجهود التي تبذلها وزارةالتربية والتعليم في الحفاظ على الوثائق قال خبير التوثيق بالوزارة : واجهت الوزارة صعوبة بالغة في عملية استرجاع بعض الوثائق نتيجة عدم وجود نظم وتشريعات قانونية في ذلك الوقت وفقدت وثائق بأعدادضخمة كانت لها قيمة توثيقية، بعد صدورقانون الوثائق والمحفوظات والذي ينص على إنشاء دوائر وأقسام تتولى إدارة الوثائق بكل وحدة حكومية وبكل جهة ينطبق عليها القانون تم إنشاء دائرة التوثيق بوزارة التربية والتعليم".

تعاون مشترك

وأشار البلوشي إلى أوجه التعاون بين وزارة التربية والهيئة الوطنية للوثائق والمحفوظات بقوله:" هناك تعاون مشترك بين دائرة التوثيق بوزارة التربية والهيئة الوطنية للوثائق والمحفوظات ومنها منهجية عمل نظام تصنيف الوثائق الخصوصية وتم الانتهاء منه ،والوثائق الخصوصية هي الوثائق التي تختص بها وزارة التربية والتعليم وفق اختصاصاتها في المجال التربوي وكل ما له علاقة بالعملية التعليمية وتم الانتهاء منه واعتماده، وجاري العمل على إعداد نظام للوثائق المشتركة".

نظام المراسلات الإلكتروني

وأكد خبير التوثيق بالوزارة على اهتمام الوزارة بالتوثيق والوثائق بقوله: "طبقت وزارة التربية والتعليم النظام الإلكتروني لإدارة الوثائق والذي يعنى بقواعد ونظم حفظ الوثائق ومعالجة الوثائق القديمة التي مرت عليها فترة من الزمن ،ويعتبر النظام الإلكتروني للوثائق كقاعدة أساسية لبناء منظومة إلكترونية كنظام المراسلات الإلكتروني وهي المراسلات اليومية وتداول المراسلات هو بحد ذاته حفظ للوثيقة فهو يتيح إمكانية تتبع الوثيقة ومعرفة موقعها بالتحديد والأقسام الإدارية التي تابعت هذه الوثيقة.

برنامج الندوة

إفتتحت فعاليات الندوة بتلاوة عطرة من القرآن الكريم، ألقى بعدها خبير التوثيق بالوزارة كلمة دائرة الوثائق رحب فيها بالحضور وأكد على أهمية التوثيق والوثائق وضرورة المحافظة عليها، بعد ذلك تم تقديم عرض مرئي عن وضع الوثائق بالوزارة.

أوراق العمل

تضمنت الندوة عرض ثلاث أوراق عمل يقدمها خبراء في مجال الوثائق حيث تأتي الورقة الأولى بعنوان: "مراحل تطور نظام إدارة الوثائق بالوزارة "قدمها خبير التوثيق بمكتب معالي الوزيرة، يوسف بن علي البلوشي والتي تتحدث عن جهود الوزارة لبناء نظام علمي لإدارة الوثائق وتم التطرق في هذه الورقة إلى نظام إدارة الوثائق الالكتروني المطبق في الوزارة ( مميزاته ومراحل تنفيذه على أرض الواقع)،بعدذلك تم التطرق إلى جهود الدائرة في إنشاء نظام للوثائق المشتركة بعد الانتهاء من نظام الوثائق الخصوصية.

التشريع في مجال الوثائق

أما الورقة الثانية بعنوان النصوص القانونية والتشريعية للوثائق بالسلطنة ويقدمها خبير وثائق ومحفوظات بهيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية سامي مالي جبتو،تحدث فيها عن تطور مشروع الوثائق والمحفوظات، وإرساء القانون وعن أهمية التشريع في مجال الوثائق والمرتكزات التي يرتكز عليها، والتنظيم التشريعي لهياكل الوثائق والمحفوظات،بالإضافة إلى نظام إدارة الوثائق العامة والخصوصي.

ضرورة أم ترف

والورقة الثالثة بعنوان " العناية بالوثائق"الأرشيفية" ضرورة أم ترف يقدمها المحاضر بكلية الشرق الأوسط ،الدكتور ربيع البنوري،تحدث فيها عن ضرورة إرساء نظام أرشيفي وطني،ومتطلبات هذا النظام،ومكوناته،والشروط الواجب توفرها لتفعيله، ثم تطرق إلى ملامح المرحلة الحالية لوضع نظام إدارة الوثائق.

ثروة معلوماتية

وحول أهمية الندوة بالنسبة للفئات المستهدفة قالت مديرة دائرة التقويم التربوي بتعليمية شمال الشرقية، رحمة بنت يوسف الحارثية: "تأتي أهمية الندوة من منطلق أهمية الوثائق والتي تعد ثروة معلوماتية تعود بالنفع على المؤسسات والأفراد والمجتمع، كذلك مرجع ثري للباحثين والدارسين وأصحاب القرار" وأكدت الحارثية على أهمية التوثيق والوثائق بقولها: "حفظ الوثائق بأنواعها حماية للفكر والمعلومات وهي مصادر مرجعية مستقبلية ذات أهمية كبيرة".وقال مدير دائرة البرامج التعليمية بتعليمية مسندم، محمد بن أحمدالشحي: "تعرفنا على الجهود التي تقوم بها الوزارة ممثلة بدائرة الوثائق فيحفظ الوثائق والتوثيق، والكيفية التي تقوم بها في هذه العملية، وآلية فرز الوثائق،والمدة الزمنية لكل وثيقة من أنواع الوثائق حسب نوعيتها وأهميتها".وقال مدير مساعد التقويم التربوي بتعليمية جنوب الشرقية الدكتور قيس بن حمد الشهاب: "وضحت الندوة العديد من الجوانب المتعلقة بإدارة الوثائق وكيفية التعامل معها، والآليات المنفذة لتحقيقها، والتسلسل التاريخي والزمنيلإدارة الأرشيف الوطني والعمل على الانتقال إلى الذاكرة الوطنية لحفظ المستندات والوثائق الخاصة بالمؤسسة".وأضاف قائلا: "تطرقت الندوة إلى القوانين المشرعة لتصنيف الوثيقة وطرق التعامل معها، والأدوات المطبقة في العمل واستخدامات نظام المراسلات كجزء من منظومة متكاملة تهدف إلى إيجاد كم نوعي المراسلات الرسمية المحفوظة".


ميثاء العليانية 2014/22/12

http://forum.moe.gov.om/attachment.p...2&d=1419413072

صورة مرفقة http://forum.moe.gov.om/attachment.p...1&d=1419413015 http://forum.moe.gov.om/attachment.p...1&d=1419413072



*** منقول ***
لمتابعة أكثر خارج موقع مسندم.نت...
نرجو زيارة هذا الرابط (( بالضغط هنـــا )) ..