ورقة عمل عن ( فن الكتابة الادارية و كيفية اعداد المرسلات والتقارير) بمدرسة العوابي
قدمت الاستاذة / شيخة بنت سليمان الذهلية منشقة شؤون مدرسية بمدرسة العوابي للتعليم الاساسي (1-4) يوم الثلاثاء الماضي بتاريخ 8/1/ 2013 ورقة عمل بعنوان ( فن الكتبة و كيفية اعداد المرسلات والتقارير ) ، حيث كانت للهيئة الاداراية والهيئة التدريسية وتم تنفيذها بمركز مصادر التعلم .
استعرضت في بداية الورقة عشرون مهارات تجعلك محبوبا بين الناس منها.....
· ابدأ بالسلام والتحية على الآخرين ففي السلام تطمين لطرف الأخر.
· ابتسم ...... فالابتسامة مفعولها سحري وفيها استمالة للقلوب
· أظهر الاهتمام والتـقـديـر لطرف الآخــر .. وعامـل الناس كما تحب أن تعامل.
· شارك الناس أفراحهم
· اقضي حاجات الآخـرين تصل إلى قلوبهم فالنفوس تميل إلى من يقضي حاجتها.
· عليك العفو عـن الزلات وتغليب نفسية التسامح.
· تفقد الغائب والسؤال عنه ضـمـان لكسـب الـود واستجذاب القلوب.
· إذا قدمت معروفاً لشخص ما لا تنتظر منه مقابل .
ثم تطرقت لتوضيح عنوان ورقة العمل والتي كانت عبارة عن كيفية كتابة رسائل ادارية و اعداد المراسلات والتقارير.حيث ذكرت للحضور الهدف من هذه الورقة وعن المواضيع التي سوف تتحدث عنها .
1- الغرض من الكتابة .
هناك مجموعة من الأغراض للكتابة :
1- الاعلام : حيث أننا في هذه الحالة نريد أن نقدم معلومات ,أو نريد أن نعطي رأيا أو نوضح بعض الحقائق .
2- الطلب : التقرير أو الرسالة أو المذكرة , تكون عبارة عن طريقة تجعل القارئ يقوم بإجراء معين : فنحن نريد من القارئ أن يقوم بشئ ما أو يشعر بشئ ما.
3- التوثيق : فالقارئ أو المؤسسة تريد أن يتوفر لديها وثائق مكتوبة ( مطبوعة ) عن أي موضوع بمعنى أنها تريد وثائق تستند إليها . ومهما يكون الدافع للكتابة فإن الكلمات التي نكتبها تنقل رسالتين:
• المعنى الاساسي عن الكاتب نفسه
• صورة عن الكاتب نفسه لذلك يجب على الكاتب أن يحرص على خلق إنطباع جيد عن نفسه لدى القارئ ولاسيما أن هذا الانطباع سيكون موثقا وستحتفظ المؤسسة بالتقرير في ملفاتها, وربما تتم العودة اليه في أي وقت إذ دعت الحاجة .
1- الشروط الموضوعية للكتابة .
- التنظيم :
-التنسيق
- الوضوح :
- التهذيب :
-الاختصار
- الاكتمال
- الإقناع
3- إن الشروط الموضوعية للرسالة هي الشروط الواجب توافرها في أي مادة إدارية مكتوبة . وكذلك فإن صفات الرسالة الجيدة من حيث الموضوع هي نفسها صفات التقرير الجيد والمذكرة الجيدة.
* تمييز أجزاء من الكتابة : التمييز بالأقواس في الحالات التالية :
أ- المصطلحات العملية والفنية
ب- الأعداد ولا سيما المتجاورة
4- ترقيم الصفحات واستخدام الرموز-
أ. إذا تعددت صفحات الرسالة يجب أن تكون كلها من نوع واحد ولون واحد ومساحة واحدة
ب. لون الورق : يتمتع الورق الابيض بمجموعة من المزايا تجعله شائع الاستخدام وهذه المزايا هي ( يعطي اللون الابيض احساسا بالراحة – يؤدي اللون الابيض الى وضوح الطباعة – أقل تكلفة – الابيض لون ثابت من الصعب ان يتغير بسرعة.
3_ أنواع المراسلات ( الرسائل ).
- الرسائل الشخصية : هي الرسائل التي يتم تبادلها بين الافراد بصفة شخصية وتتصف: بعدم وجود ترويسة – تخلو من المصطلحات الرسمية ليس لها شكل معين متعارف عليه
- الرسائل التجارية : هي التي يتم تبادله بين التجار او مع جهات أخرى بغرض التجارة وتتصف : لها شكل وترتيب معين – لها ترويسة – موضوعها هو العمل التجاري – تحتوي على مصطلحات تجارية- الالفاظ بسيطة وجملها قصيرة .
- الرسائل الرسمية ( الحكومية ) هي الرسائل التي تتبادلها المؤسسات الحكومية مع بعضها البعض أو مع مؤسسات أخرى وتتصف بالتالي: إذا فالمراسلات الرسمية المرسلة مختلفة الجوانب من حيث طريقة الرد عليها وطريقة كتابتها والأغراض المستخدمة لكل رسالة وأنواعها وهي كالتالي:
• رسائل الاستفسار ( وتكون على شكل استفسار عن معلومات عامة أو عن خدمة أو عن منتج معين )
• شهادة لمن يهمه الأمر ( بحيث تكون شهادة تختص بغرض معين وتنتهي بمدة معينة . مثلا شهادة تقدير الراتب )
• رسالة تزكية (وتكون بشهادة عن شخص بأنه أتم الدورة التدريب أو الخبرة المكتسبة أو غيرها ) مثلا التدريب للباحثين عن عمل يطلب رسالة تزكيه.
• رسالة الرد على رسالة الاستفسار .
• رسالة تفويض ( وهي تفويض شخص ليقوم بإنجاز الإعمال الإدارية بدلا عنك )
• رسالة تغطية مثال إنجاز عمل ما
• رسالة طلب تأشيرة عمل.
4- انواع المذكرات
سوف نوضح في هذا الجانب عدد من المذكرات التي من خلالها يتم التعرف على الجوانب التفصيلية لبعض المذكرات الخاصة والطرق المستخدمة لهذه المذكرات وأنواعها وهي كالتالي :-
• مذكرات صاعدة ( وتكون من المرؤوس إلى الرئيس )
مثل مذكرة للموافقة وتكون على وجه ( الطلب ) أو (المقترحات) ، أو ( للعلم )، أو (للتوجيه ).
• مذكرات هابطة ( وتكون من الرئيس إلى المرؤوس )
وتكون على شكل (تعليمات )أو ( تعليمات وإجراءات ) أو (تعميم إداري ).
• مذكرة أفقية ( وتكون على مستوى وظيفي واحد )
وأخيرا استعرضت بعض النماذج من الرسائل الرسمية للمعلمات .
*** منقول ***
لمتابعة أكثر خارج موقع مسندم.نت...
نرجو زيارة هذا الرابط (( بالضغط هنـــا )) ..
